ลูกค้าใหม่ใน 15 นาที: กระบวนการ Onboarding แบบดิจิทัลสำหรับสำนักงานบัญชี (เช็คลิสต์ + กระบวนการ)

บทนำสู่กระบวนการ Onboarding แบบดิจิทัลสำหรับสำนักงานบัญชี

ในโลกดิจิทัลปัจจุบัน กระบวนการ Onboarding แบบดิจิทัลสำหรับสำนักงานบัญชี เป็นปัจจัยสำคัญสำหรับประสิทธิภาพและความพึงพอใจของลูกค้า ที่ปรึกษาภาษีหลายรายต้องเผชิญกับกระบวนการแบบแมนนวลที่ใช้เวลานานในการรับลูกค้าใหม่ แต่ด้วยเครื่องมือที่ทันสมัยอย่าง Mandanten-Manager คุณสามารถจัดการการรับลูกค้าใหม่ได้ภายใน 15 นาที บทความนี้จะเจาะลึกถึงกระบวนการ เช็คลิสต์ที่นำไปใช้ได้จริง และวิธีรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนด GoBD และ DSGVO

เวิร์กโฟลว์ Onboarding ทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ เช่น การติดต่อครั้งแรก การเก็บรวบรวมข้อมูล การทำสัญญา และการรวมเข้ากับระบบบัญชี เครื่องมือดิจิทัลช่วยลดเวลาลงเหลือไม่ถึง 15 นาทีผ่านแบบฟอร์มอัตโนมัติและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ อ่านต่อเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริงและ บทความบล็อกอื่นๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสำนักงานของคุณ

กระบวนการ Onboarding แบบดิจิทัลคืออะไร? พื้นฐานและคำจำกัดความ

คำว่า กระบวนการ Onboarding แบบดิจิทัลสำหรับสำนักงานบัญชี หมายถึงการรับลูกค้าใหม่โดยอัตโนมัติผ่านแพลตฟอร์มดิจิทัล ซึ่งแตกต่างจากวิธีการดั้งเดิมที่ต้องใช้แบบฟอร์มกระดาษและการพบปะส่วนตัว กระบวนการนี้ช่วยให้การรวมข้อมูลเป็นไปอย่างราบรื่น ปลอดภัย และรวดเร็ว องค์ประกอบหลักคือการตรวจสอบตัวตน การประกาศการคุ้มครองข้อมูล และการส่งข้อมูลเบื้องต้น

จากการศึกษาของสมาคมที่ปรึกษาภาษี สำนักงานต่างๆ สามารถประหยัดเวลาได้ถึง 70% ด้วยกระบวนการดิจิทัล เครื่องมืออย่าง DATEV หรือโซลูชันบนคลาวด์สามารถรวมเข้าด้วยกันได้อย่างราบรื่นและลดแหล่งที่มาของข้อผิดพลาด สำหรับที่ปรึกษาภาษี นั่นหมายถึงการมุ่งเน้นไปที่การให้คำปรึกษาแทนงานธุรการมากขึ้น

ข้อดีของการ Onboarding แบบดิจิทัล

• การรับงานที่รวดเร็วขึ้น: สามารถรับลูกค้าใหม่ได้ภายใน 15 นาที
• ความพึงพอใจของลูกค้าสูงขึ้นด้วยแนวทาง Mobile-first และการเพิ่มประสิทธิภาพ UX
• ความสามารถในการขยายตัว: เหมาะสำหรับสำนักงานที่กำลังเติบโต
• ลดการเลิกใช้งาน (Drop-offs) ในเวิร์กโฟลว์ด้วยกระบวนการที่ใช้งานง่าย
• การปฏิบัติตาม Compliance: การตรวจสอบอัตโนมัติสำหรับ GoBD และ DSGVO

ข้อดีเหล่านี้ทำให้ เวิร์กโฟลว์ Onboarding สำหรับที่ปรึกษาภาษี เป็นสิ่งจำเป็นในการให้คำปรึกษาด้านภาษียุคใหม่

กระบวนการ Onboarding แบบดิจิทัล: คำแนะนำทีละขั้นตอน

การ Onboarding ลูกค้าใหม่ ที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการติดต่อครั้งแรก นี่คือกระบวนการที่นำไปใช้ได้จริงซึ่งอิงตามเครื่องมืออย่าง Mandanten-Manager:

1. ขั้นตอนที่ 1: การติดต่อครั้งแรกและการลงทะเบียน – ลูกค้าได้รับลิงก์ไปยังพอร์ทัลที่ปลอดภัย
2. ขั้นตอนที่ 2: การเก็บรวบรวมข้อมูล – แบบฟอร์มอัตโนมัติสำหรับข้อมูลส่วนบุคคลและการตรวจสอบตัวตน
3. ขั้นตอนที่ 3: การประกาศการคุ้มครองข้อมูลและความยินยอม – เป็นไปตาม DSGVO ผ่านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
4. ขั้นตอนที่ 4: การทำสัญญา – การลงนามดิจิทัลและการมอบอำนาจ
5. ขั้นตอนที่ 5: การส่งข้อมูลเบื้องต้น – การอัปโหลดเอกสารที่ปลอดภัยและการรวมเข้ากับระบบ CRM
6. ขั้นตอนที่ 6: การรวมเข้ากับระบบบัญชี – การโอนข้อมูลไปยังระบบอย่าง DATEV โดยอัตโนมัติ

พอร์ทัลที่มีการเข้ารหัสช่วยให้มั่นใจได้ถึงการส่งข้อมูลที่ปลอดภัย ซึ่งช่วยแก้ปัญหาที่พบบ่อย เช่น การคุ้มครองข้อมูล ด้วย Mandanten-Manager สิ่งนี้จะเกิดขึ้นภายในเวลาไม่ถึง 15 นาที

การรวมระบบ CRM เช่น Mandanten-Manager

Mandanten-Manager ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยการรวมฟังก์ชัน CRM การแจ้งเตือนกำหนดเวลาและการตรวจสอบ Compliance โดยอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาด ดูราคา สำหรับแพ็กเกจที่เหมาะสม

เช็คลิสต์สำหรับการรับลูกค้า: เช็คลิสต์ Mandanten-Manager

การมี เช็คลิสต์การรับลูกค้า ที่ครอบคลุมเป็นสิ่งสำคัญ นี่คือรายการที่เน้นการปฏิบัติสำหรับกระบวนการดิจิทัลของคุณ:

• การตรวจสอบตัวตน: ตรวจสอบข้อมูลบัตรประชาชนผ่าน Video-Ident หรือการอัปโหลด
• การประกาศการคุ้มครองข้อมูล: การขอความยินยอมตาม DSGVO
• การมอบอำนาจ: ลายเซ็นดิจิทัลสำหรับเรื่องภาษี
• การส่งข้อมูลเบื้องต้น: การอัปโหลดเอกสารภาษีและหลักฐานต่างๆ
• กำหนดเวลาการขอเอกสาร: การกำหนดวันที่สำหรับการส่งเอกสาร
• GoBD-Compliance: การรับรองการจัดทำเอกสารที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
• การรวมเข้ากับระบบ: การโอนข้อมูลไปยัง DMS และ CRM โดยอัตโนมัติ

เช็คลิสต์นี้ช่วยลดความเสี่ยงและช่วยให้การรับ ลูกค้าใหม่ใน 15 นาที เป็นไปอย่างราบรื่น

Compliance ในการ Onboarding แบบดิจิทัล: GoBD และ DSGVO

GoBD กำหนดให้มีการจัดทำเอกสารที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้และการจัดเก็บถาวรที่ตรวจสอบได้ เครื่องมืออย่างระบบ DMS ตอบโจทย์นี้ผ่านการบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ ดังนั้นจึงมั่นใจได้ว่า GoBD Compliance สำนักงานบัญชี จะได้รับการปฏิบัติตาม

สำหรับ DSGVO การคุ้มครองข้อมูล Onboarding คุณต้องได้รับความยินยอมสำหรับการประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บที่ปลอดภัย พอร์ทัลที่มีการเข้ารหัสจะช่วยป้องกันการละเมิดการคุ้มครองข้อมูล

การขอเอกสารและการจัดการกำหนดเวลา

การขอเอกสารต้องดำเนินการภายในกำหนดเวลา เช่น ภายใต้ข้อกำหนดทางกฎหมายภาษี Mandanten-Manager จะส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อหลีกเลี่ยงค่าปรับ

ความท้าทายและโซลูชันในการ Onboarding แบบดิจิทัล

ปัญหาที่พบบ่อยคือการคุ้มครองข้อมูลและการส่งข้อมูลที่ปลอดภัย โซลูชัน: พอร์ทัลที่มีการเข้ารหัสและการออกแบบ Mobile-first ช่วยลดการเลิกใช้งาน การเพิ่มประสิทธิภาพ UX ช่วยให้เวิร์กโฟลว์ใช้งานง่าย

ผลการศึกษาแสดงให้เห็นว่า 40% ของสำนักงานสามารถขยายขนาดกระบวนการได้ผ่านการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล ใช้ การจัดทำเอกสารดิจิทัลสำหรับที่ปรึกษาภาษี เพื่อความสำเร็จในระยะยาว

ข้อมูลเชิงลึกเชิงปฏิบัติ: เครื่องมือและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

รวมเครื่องมือต่างๆ เช่น Lexoffice สำหรับการจัดการเอกสาร Mandanten-Manager ผสมผสานการ Onboarding เข้ากับ CRM สำหรับกระบวนการอัตโนมัติ

สรุป: เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ Onboarding ของคุณด้วย Mandanten-Manager

กระบวนการ Onboarding แบบดิจิทัลสำนักงานบัญชี ช่วยให้รับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใต้การปฏิบัติตามกฎระเบียบ เริ่มต้นตอนนี้และรับประโยชน์จากความสามารถในการขยายตัวและความพึงพอใจ ทดลองใช้ฟรีตอนนี้!