Ny klient på 15 minuter: Den digitala onboarding-processen för redovisningsbyråer (Checklista + Process)

Introduktion till den digitala onboarding-processen för redovisningsbyråer

I dagens digitala värld är den digitala onboarding-processen för redovisningsbyråer en avgörande faktor för effektivitet och kundnöjdhet. Många skattekonsulter kämpar med tidskrävande manuella processer vid registrering av nya klienter. Men med moderna verktyg som Mandanten-Manager kan du hantera en ny klient på 15 minuter. Denna artikel belyser processen, en praktisk checklista och hur du säkerställer efterlevnad av GoBD och GDPR.

Det typiska onboarding-arbetsflödet omfattar steg som första kontakt, datainsamling, avtalsslut och integration i bokföringssystem. Digitala verktyg minskar tiden till under 15 minuter genom automatiserade formulär och e-signaturer. Läs vidare för praktiska insikter och en Fler bloggartiklar, för att optimera din byrå.

Vad är en digital onboarding-process? Grunder och definition

Den digitala onboarding-processen för redovisningsbyråer avser den automatiserade registreringen av nya klienter via digitala plattformar. Till skillnad från traditionella metoder som kräver pappersformulär och personliga möten, möjliggör den en sömlös, säker och snabb integration. Nyckelkomponenter är identitetskontroll, dataskyddspolicy och initial dataöverföring.

Enligt en studie från skattekonsultförbundet sparar byråer upp till 70 % tid genom digitala processer. Verktyg som DATEV eller molnlösningar integreras sömlöst och minskar felkällor. För skattekonsulter innebär detta: Mer fokus på rådgivning istället för administration.

Fördelar med digital onboarding

• Snabbare klientantagande: Ny klient möjlig på 15 minuter.
• Högre kundnöjdhet genom mobile-first-metoder och UX-optimering.
• Skalbarhet: Idealiskt för växande byråer.
• Minskning av drop-offs i arbetsflödet genom intuitiva processer.
• Efterlevnad av compliance: Automatiska kontroller för GoBD och GDPR.

Dessa fördelar gör onboarding-arbetsflödet för skattekonsulter till ett måste i modern skatterådgivning.

Den digitala onboarding-processen: Steg-för-steg-guide

En effektiv onboarding av ny klient börjar med den första kontakten. Här är en praktisk process baserad på verktyg som Mandanten-Manager:

1. Steg 1: Första kontakt och registrering – Klienten får en länk till en säker portal.
2. Steg 2: Datainsamling – Automatiserade formulär för personuppgifter och identitetskontroll.
3. Steg 3: Dataskyddspolicy och samtycken – GDPR-kompatibelt via e-signatur.
4. Steg 4: Avtalsslut – Digital signatur och utfärdande av fullmakt.
5. Steg 5: Initial dataöverföring – Säker uppladdning av underlag och integration i CRM-system.
6. Steg 6: Integration i bokföring – Automatisk överföring till system som DATEV.

Genom krypterade portaler säkerställs säker dataöverföring, vilket löser vanliga utmaningar som dataskydd. Med Mandanten-Manager sker detta på under 15 minuter.

Integration av CRM-system som Mandanten-Manager

Mandanten-Manager förbättrar effektiviteten genom integration av CRM-funktioner. Automatiserade påminnelser om tidsfrister och compliance-kontroller minskar fel. Se priser för passande paket.

Checklista för klientregistrering: Mandanten-Manager Checklista

En omfattande checklista för klientregistrering är nödvändig. Här är en praktiskt orienterad lista för din digitala process:

• Identitetskontroll: Kontroll av ID-uppgifter via video-ID eller uppladdning.
• Dataskyddspolicy: Inhämtande av samtycke enligt GDPR.
• Utfärdande av fullmakt: Digital signatur för skatteärenden.
• Initial dataöverföring: Uppladdning av skattehandlingar och underlag.
• Krav på underlag tidsfrister: Fastställande av datum för inlämning.
• GoBD-efterlevnad: Säkerställande av oföränderlig dokumentation.
• Integration i system: Automatisk överföring till DMS och CRM.

Denna checklista minimerar risker och säkerställer en smidig ny klient på 15 minuter.

Compliance i digital onboarding: GoBD och GDPR

GoBD kräver oföränderlig dokumentation och revisionssäker arkivering. Verktyg som DMS-system uppfyller detta genom automatiserad loggning. GoBD-efterlevnad för redovisningsbyrån är därmed säkerställd.

För GDPR-dataskydd vid onboarding behöver du samtycke för databehandling och säker lagring. Krypterade portaler förhindrar dataskyddsöverträdelser.

Krav på underlag och hantering av tidsfrister

Krav på underlag måste ske i rätt tid, t.ex. inom skatterättsliga ramar. Mandanten-Manager skickar automatiska påminnelser för att undvika sanktioner.

Utmaningar och lösningar i digital onboarding

Vanliga problem är dataskydd och säker överföring. Lösning: Krypterade portaler och mobile-first-design minskar drop-offs. UX-optimering säkerställer intuitiva arbetsflöden.

En studie visar att 40 % av byråerna kunde skala sina processer genom digitalisering. Använd digital dokumentation för skattekonsulter för långsiktig framgång.

Praktiska insikter: Verktyg och Best Practices

Integrera verktyg som Lexoffice för hantering av underlag. Mandanten-Manager kombinerar onboarding med CRM för automatiserade processer.

Slutsats: Optimera din onboarding-process med Mandanten-Manager

Den digitala onboarding-processen för redovisningsbyråer möjliggör effektivt klientantagande under efterlevnad av föreskrifter. Starta nu och dra nytta av skalbarhet och nöjdhet. Testa gratis nu!