Nytt mandat på 15 minutter: Den digitale onboarding-prosessen for regnskapskontorer (sjekkliste + prosess)

Introduksjon til den digitale onboarding-prosessen for regnskapskontorer

I dagens digitale verden er den digitale onboarding-prosessen for regnskapskontorer en avgjørende faktor for effektivitet og kundetilfredshet. Mange regnskapsførere kjemper med tidkrevende manuelle prosesser ved mottak av nye klienter. Men med moderne verktøy som Mandanten-Manager kan du behandle et nytt mandat på 15 minutter. Denne artikkelen belyser prosessen, en praktisk sjekkliste og hvordan du sikrer samsvar med GoBD og GDPR.

Den typiske onboarding-arbeidsflyten inkluderer trinn som første kontakt, datainnsamling, kontraktsinngåelse og integrasjon i regnskapssystemer. Digitale verktøy reduserer tiden til under 15 minutter gjennom automatiserte skjemaer og e-signaturer. Les videre for praktisk innsikt og flere Flere bloggartikler for å optimalisere ditt kontor.

Hva er en digital onboarding-prosess? Grunnlag og definisjon

Den digitale onboarding-prosessen for regnskapskontorer refererer til automatisert mottak av nye klienter via digitale plattformer. I motsetning til tradisjonelle metoder som krever papirskjemaer og personlige møter, muliggjør den en sømløs, sikker og rask integrasjon. Nøkkelkomponenter er identitetskontroll, personvernerklæring og overføring av startdata.

Ifølge en studie fra regnskapsførerforeningen sparer kontorer opptil 70 % tid gjennom digitale prosesser. Verktøy som DATEV eller skyløsninger integreres sømløst og reduserer feilkilder. For regnskapsførere betyr dette: Mer fokus på rådgivning i stedet for administrasjon.

Fordeler med digital onboarding

• Raskere aksept av mandat: Nytt mandat mulig på 15 minutter.
• Høyere kundetilfredshet gjennom mobile-first-tilnærminger og UX-optimalisering.
• Skalerbarhet: Ideelt for kontorer i vekst.
• Reduksjon av drop-offs i arbeidsflyten gjennom intuitive prosesser.
• Overholdelse av compliance: Automatiske sjekker for GoBD og GDPR.

Disse fordelene gjør onboarding-arbeidsflyt for regnskapsførere til et must i moderne regnskapsføring.

Den digitale onboarding-prosessen: Trinn-for-trinn-veiledning

En effektiv onboarding av nye mandater starter med første kontakt. Her er en praktisk prosess basert på verktøy som Mandanten-Manager:

1. Trinn 1: Første kontakt og registrering – Klienten mottar lenke til en sikker portal.
2. Trinn 2: Datainnsamling – Automatiserte skjemaer for personopplysninger og identitetskontroll.
3. Trinn 3: Personvernerklæring og samtykke – GDPR-konform via e-signatur.
4. Trinn 4: Kontraktsinngåelse – Digital signatur og tildeling av fullmakt.
5. Trinn 5: Overføring av startdata – Sikker opplasting av bilag og integrasjon i CRM-systemer.
6. Trinn 6: Integrasjon i regnskap – Automatisk overføring til systemer som DATEV.

Gjennom krypterte portaler sikres trygg dataoverføring, noe som løser vanlige utfordringer som personvern. Med Mandanten-Manager skjer dette på under 15 minutter.

Integrasjon av CRM-systemer som Mandanten-Manager

Mandanten-Manager forbedrer effektiviteten ved å integrere CRM-funksjoner. Automatiserte påminnelser om frister og compliance-sjekker reduserer feil. Se priser for passende pakker.

Sjekkliste for klientmottak: Mandanten-Manager sjekkliste

En omfattende sjekkliste for klientmottak er essensiell. Her er en praksisorientert liste for din digitale prosess:

• Identitetskontroll: Verifisering av ID-data via video-ID eller opplasting.
• Personvernerklæring: Innhenting av samtykke i samsvar med GDPR.
• Fullmakt: Digital signatur for skattesaker.
• Overføring av startdata: Opplasting av skattedokumenter og bilag.
• Frister for bilagskrav: Fastsettelse av datoer for innsendinger.
• GoBD-samsvar: Sikring av uforanderlig dokumentasjon.
• Integrasjon i systemer: Automatisk overføring til DMS og CRM.

Denne sjekklisten minimerer risiko og sørger for et smidig nytt mandat på 15 minutter.

Compliance i digital onboarding: GoBD og GDPR

GoBD krever uforanderlig dokumentasjon og revisjonssikker arkivering. Verktøy som DMS-systemer oppfyller dette gjennom automatisert logging. GoBD-samsvar for regnskapskontor er dermed sikret.

For GDPR personvern onboarding trenger du samtykke til databehandling og sikker lagring. Krypterte portaler forhindrer personvernbrudd.

Bilagskrav og friststyring

Bilagskrav må skje innen fristen, f.eks. i henhold til skatterettslige krav. Mandanten-Manager sender automatiske påminnelser for å unngå sanksjoner.

Utfordringer og løsninger i digital onboarding

Vanlige problemer er personvern og sikker overføring. Løsning: Krypterte portaler og mobile-first-design reduserer drop-offs. UX-optimalisering sikrer intuitive arbeidsflyter.

En studie viser at 40 % av kontorene kunne skalere sine prosesser gjennom digitalisering. Bruk digital dokumentasjon for regnskapsførere for langsiktig suksess.

Praktisk innsikt: Verktøy og beste praksis

Integrer verktøy som Lexoffice for bilagshåndtering. Mandanten-Manager kombinerer onboarding med CRM for automatiserte prosesser.

Fazit: Optimaliser din onboarding-prosess med Mandanten-Manager

Den digitale onboarding-prosessen for regnskapskontorer muliggjør effektivt mottak av mandater i samsvar med regelverket. Start nå og dra nytte av skalerbarhet og tilfredshet. Test gratis nå!