Jauns klients 15 minūtēs: digitālais onboarding process nodokļu konsultāciju birojiem (kontrolsaraksts + process)

Ievads digitālajā onboarding procesā nodokļu konsultāciju birojiem

Mūsdienu digitālajā pasaulē digitālais onboarding process nodokļu konsultāciju birojiem ir izšķirošs faktors efektivitātei un klientu apmierinātībai. Daudzi nodokļu konsultanti cīnās ar laikietilpīgiem manuāliem procesiem, uzņemot jaunus klientus. Taču ar mūsdienīgiem rīkiem, piemēram, Mandanten-Manager, jūs varat apstrādāt jaunu klientu 15 minūtēs. Šajā rakstā aplūkots process, praktisks kontrolsaraksts un tas, kā nodrošināt atbilstību GoBD un VDAR (DSGVO).

Tipiska onboarding darbplūsma ietver tādus posmus kā pirmais kontakts, datu vākšana, līguma noslēgšana un integrācija grāmatvedības sistēmās. Digitālie rīki samazina laiku līdz mazāk nekā 15 minūtēm, izmantojot automatizētas veidlapas un e-parakstus. Lasiet tālāk, lai iegūtu praktiskas atziņas un skatītu citus emuāra rakstus, lai optimizētu savu biroju.

Kas ir digitālais onboarding process? Pamati un definīcija

Ar terminu digitālais onboarding process nodokļu konsultāciju birojiem apzīmē automatizētu jaunu klientu uzņemšanu, izmantojot digitālās platformas. Atšķirībā no tradicionālajām metodēm, kurās nepieciešamas papīra veidlapas un klātienes tikšanās, tas nodrošina nevainojamu, drošu un ātru integrāciju. Galvenie komponenti ir identitātes pārbaude, datu aizsardzības deklarācija un sākotnējā datu pārsūtīšana.

Saskaņā ar Nodokļu konsultantu asociācijas pētījumu, biroji, izmantojot digitālos procesus, ietaupa līdz pat 70% laika. Tādi rīki kā DATEV vai mākoņrisinājumi integrējas nevainojami un samazina kļūdu avotus. Nodokļu konsultantiem tas nozīmē: vairāk uzmanības konsultācijām, nevis administrēšanai.

Digitālā onboarding priekšrocības

• Ātrāka klientu pieņemšana: jauns klients iespējams 15 minūtēs.
• Augstāka klientu apmierinātība, pateicoties mobile-first pieejai un UX optimizācijai.
• Mērogojamība: ideāli piemērots augošiem birojiem.
• Atbiruma samazināšana darbplūsmā, pateicoties intuitīviem procesiem.
• Atbilstības ievērošana: automātiskas GoBD un VDAR (DSGVO) pārbaudes.

Šīs priekšrocības padara onboarding darbplūsmu nodokļu konsultantiem par obligātu prasību mūsdienu nodokļu konsultācijās.

Digitālais onboarding process: soli pa solim

Efektīvs jaunu klientu onboarding sākas ar pirmo kontaktu. Šeit ir praktisks process, kura pamatā ir tādi rīki kā Mandanten-Manager:

1. 1. solis: Pirmais kontakts un reģistrācija – klients saņem saiti uz drošu portālu.
2. 2. solis: Datu vākšana – automatizētas veidlapas personas datiem un identitātes pārbaudei.
3. 3. solis: Datu aizsardzības deklarācija un piekrišanas – atbilstoši VDAR (DSGVO) ar e-parakstu.
4. 4. solis: Līguma noslēgšana – digitālais paraksts un pilnvaras izsniegšana.
5. 5. solis: Sākotnējā datu pārsūtīšana – droša attaisnojuma dokumentu augšupielāde un integrācija CRM sistēmās.
6. 6. solis: Integrācija grāmatvedībā – automātiska pārnešana uz tādām sistēmām kā DATEV.

Izmantojot šifrētus portālus, tiek nodrošināta droša datu pārsūtīšana, kas atrisina tādus biežus izaicinājumus kā datu aizsardzība. Ar Mandanten-Manager tas notiek mazāk nekā 15 minūtēs.

CRM sistēmu, piemēram, Mandanten-Manager, integrācija

Mandanten-Manager uzlabo efektivitāti, integrējot CRM funkcijas. Automatizēti atgādinājumi par termiņiem un atbilstības pārbaudes samazina kļūdas. Skatīt cenas piemērotām pakotnēm.

Klientu uzņemšanas kontrolsaraksts: Mandanten-Manager kontrolsaraksts

Visaptverošs klientu uzņemšanas kontrolsaraksts ir būtisks. Šeit ir praktiska saraksta versija jūsu digitālajam procesam:

• Identitātes pārbaude: personu apliecinošu dokumentu datu pārbaude, izmantojot video identitāti vai augšupielādi.
• Datu aizsardzības deklarācija: piekrišanu iegūšana saskaņā ar VDAR (DSGVO).
• Pilnvaras izsniegšana: digitālais paraksts nodokļu jautājumiem.
• Sākotnējā datu pārsūtīšana: nodokļu dokumentu un attaisnojuma dokumentu augšupielāde.
• Attaisnojuma dokumentu pieprasīšanas termiņi: iesniegšanas datumu noteikšana.
• GoBD atbilstība: nemainīgas dokumentācijas nodrošināšana.
• Integrācija sistēmās: automātiska pārnešana uz DMS un CRM.

Šis kontrolsaraksts minimizē riskus un nodrošina nevainojamu jauna klienta uzņemšanu 15 minūtēs.

Atbilstība digitālajā onboarding procesā: GoBD un VDAR (DSGVO)

GoBD pieprasa nemainīgu dokumentāciju un revīzijas drošu arhivēšanu. Tādi rīki kā DMS sistēmas to nodrošina ar automatizētu protokolēšanu. Tādējādi tiek garantēta GoBD atbilstība nodokļu konsultāciju birojā.

Lai nodrošinātu VDAR (DSGVO) datu aizsardzību onboarding procesā, jums ir nepieciešamas piekrišanas datu apstrādei un droša uzglabāšana. Šifrēti portāli novērš datu aizsardzības pārkāpumus.

Dokumentu pieprasīšana un termiņu pārvaldība

Dokumentu pieprasījumiem jānotiek laicīgi, piemēram, ievērojot nodokļu tiesību aktu prasības. Mandanten-Manager sūta automātiskus atgādinājumus, lai izvairītos no sodiem.

Izaicinājumi un risinājumi digitālajā onboarding procesā

Biežākās problēmas ir datu aizsardzība un droša pārraide. Risinājums: šifrēti portāli un mobile-first dizains samazina atbirumu. UX optimizācija nodrošina intuitīvas darbplūsmas.

Pētījums rāda, ka 40% biroju, pateicoties digitalizācijai, ir spējuši mērogot savus procesus. Izmantojiet digitālo dokumentāciju nodokļu konsultantiem ilgtermiņa panākumiem.

Praktiskas atziņas: rīki un labākā prakse

Integrējiet tādus rīkus kā Lexoffice dokumentu pārvaldībai. Mandanten-Manager apvieno onboarding ar CRM automatizētiem procesiem.

Secinājums: optimizējiet savu onboarding procesu ar Mandanten-Manager

Digitālais onboarding process nodokļu konsultāciju birojiem nodrošina efektīvu klientu pieņemšanu, ievērojot noteikumus. Sāciet tūlīt un gūstiet labumu no mērogojamības un apmierinātības. Izmēģināt bez maksas tūlīt!