Nový klient za 15 minut: Digitální onboardingový proces pro daňové kanceláře (kontrolní seznam + proces)

Úvod do digitálního onboardingového procesu pro daňové kanceláře

V dnešním digitálním světě je digitální onboardingový proces pro daňové kanceláře rozhodujícím faktorem pro efektivitu a spokojenost zákazníků. Mnoho daňových poradců bojuje s časově náročnými manuálními procesy při přijímání nových klientů. S moderními nástroji, jako je Mandanten-Manager, však můžete zpracovat nového klienta za 15 minut. Tento článek osvětluje proces, praktický kontrolní seznam a způsob, jak zajistit shodu s GoBD a GDPR.

Typický onboardingový workflow zahrnuje kroky jako první kontakt, sběr dat, uzavření smlouvy a integraci do účetních systémů. Digitální nástroje zkracují čas na méně než 15 minut díky automatizovaným formulářům a e-podpisům. Čtěte dále pro praktické poznatky a Další blogové články, pro optimalizaci vaší kanceláře.

Co je to digitální onboardingový proces? Základy a definice

Jako digitální onboardingový proces pro daňové kanceláře se označuje automatizované přijímání nových klientů prostřednictvím digitálních platforem. Na rozdíl od tradičních metod, které vyžadují papírové formuláře a osobní setkání, umožňuje bezproblémovou, bezpečnou a rychlou integraci. Klíčovými komponenty jsou ověření identity, prohlášení o ochraně údajů a počáteční přenos dat.

Podle studie svazu daňových poradců ušetří kanceláře díky digitálním procesům až 70 % času. Nástroje jako DATEV nebo cloudová řešení se hladce integrují a snižují zdroje chyb. Pro daňové poradce to znamená: Více se soustředit na poradenství místo administrativy.

Výhody digitálního onboardingu

• Rychlejší přijetí mandátu: Nový klient možný za 15 minut.
• Vyšší spokojenost zákazníků díky přístupům mobile-first a optimalizaci UX.
• Škálovatelnost: Ideální pro rostoucí kanceláře.
• Snížení míry opuštění (drop-offs) ve workflow díky intuitivním procesům.
• Dodržování compliance: Automatické kontroly pro GoBD a GDPR.

Tyto výhody dělají z onboarding workflow daňového poradce nezbytnost v moderním daňovém poradenství.

Digitální onboardingový proces: Návod krok za krokem

Efektivní onboarding nového klienta začíná prvním kontaktem. Zde je praktický proces založený na nástrojích jako Mandanten-Manager:

1. Krok 1: První kontakt a registrace – Klient obdrží odkaz na zabezpečený portál.
2. Krok 2: Sběr dat – Automatizované formuláře pro osobní údaje a ověření identity.
3. Krok 3: Prohlášení o ochraně údajů a souhlasy – V souladu s GDPR prostřednictvím e-podpisu.
4. Krok 4: Uzavření smlouvy – Digitální podpis a udělení plné moci.
5. Krok 5: Počáteční přenos dat – Bezpečné nahrávání dokladů a integrace do CRM systémů.
6. Krok 6: Integrace do účetnictví – Automatické převzetí do systémů jako DATEV.

Prostřednictvím šifrovaných portálů je zajištěn bezpečný přenos dat, což řeší běžné výzvy, jako je ochrana údajů. S Mandanten-Manager se tak děje za méně než 15 minut.

Integrace CRM systémů jako Mandanten-Manager

Mandanten-Manager zlepšuje efektivitu integrací CRM funkcí. Automatizovaná připomenutí termínů a kontroly compliance snižují chyby. Podívat se na ceny pro vhodné balíčky.

Kontrolní seznam pro přijetí klienta: Kontrolní seznam Mandanten-Manager

Komplexní kontrolní seznam pro přijetí klienta je zásadní. Zde je prakticky orientovaný seznam pro váš digitální proces:

• Ověření identity: Kontrola údajů z dokladů přes video-ident nebo nahrání.
• Prohlášení o ochraně údajů: Získání souhlasů podle GDPR.
• Udělení plné moci: Digitální podpis pro daňové záležitosti.
• Počáteční přenos dat: Nahrání daňových podkladů a dokladů.
• Lhůty pro vyžádání dokladů: Stanovení termínů pro odevzdání.
• GoBD compliance: Zajištění neměnné dokumentace.
• Integrace do systémů: Automatické převzetí do DMS a CRM.

Tento kontrolní seznam minimalizuje rizika a zajišťuje hladký průběh nového klienta za 15 minut.

Compliance v digitálním onboardingu: GoBD a GDPR

GoBD vyžaduje neměnnou dokumentaci a archivaci odolnou proti revizi. Nástroje jako DMS systémy to splňují prostřednictvím automatizovaného protokolování. GoBD compliance daňové kanceláře je tak zajištěna.

Pro GDPR ochranu údajů při onboardingu potřebujete souhlasy se zpracováním údajů a bezpečné ukládání. Šifrované portály zabraňují porušení ochrany údajů.

Vyžádání dokladů a správa lhůt

Požadavky na doklady musí být podány včas, např. v rámci daňových předpisů. Mandanten-Manager zasílá automatická připomenutí, aby se předešlo sankcím.

Výzvy a řešení v digitálním onboardingu

Častými problémy jsou ochrana údajů a bezpečný přenos. Řešení: Šifrované portály a designy mobile-first snižují míru opuštění. Optimalizace UX zajišťuje intuitivní workflow.

Studie ukazuje, že 40 % kanceláří dokázalo díky digitalizaci škálovat své procesy. Využijte digitální dokumentaci daňového poradce pro dlouhodobý úspěch.

Praktické poznatky: Nástroje a osvědčené postupy

Integrujte nástroje jako Lexoffice pro správu dokladů. Mandanten-Manager kombinuje onboarding s CRM pro automatizované procesy.

Závěr: Optimalizujte svůj onboardingový proces s Mandanten-Manager

Digitální onboardingový proces daňové kanceláře umožňuje efektivní přijímání mandátů při dodržení předpisů. Začněte nyní a profitujte ze škálovatelnosti a spokojenosti. Vyzkoušet nyní zdarma!